Saat ini sudah
banyak perusahaan/Lembaga yang mengijinkan para calon karyawan untuk
mengirimkan lamarannya lewat email. Hal ini tentunya menguntungkan baik
bagi perusahaan maupun pelamar.
Bagi perusahaan, ini akan
mengurangi jumlah surat lamaran dalam bentuk kertas yang harus mereka
terima dan arsipkan. Selain itu, lebih mudah bagi perusahaan untuk
mengirimkan balasan surat lamaran berbentuk email tersebut ke para
pelamarnya.
Bagi calon karyawan, ini akan menolong mereka untuk
mengirimkan lamaran secara cepat. Jika anda mengirimkan lamaran ke banyak
perusahaan, dengan mudah anda dapat mengkopi email lamaran anda sebelumnya
dan menyesuaikannya.
Isi surat lamaran di email, sama dengan isi
surat lamaran biasa. Perbedaaannya hanya pada cara pengirimannya saja.
Sehingga semua tips & trick menulis surat lamaran kerja tetap perlu
Harun Ramadhanto ikuti.
Berikut ini tips dan trick menulis dan
mengirimkan surat lamaran di email.
1. Judul
Email
Judul email anda haruslah menolong penerimanya untuk
segera mengetahui maksud dari email anda. Karena itu tuliskan judul yang
jelas tetapi singkat. Sebagai contoh, anda dapat menuliskannya sebagai
berikut “Lamaran untuk Posisi Manajer Pemasaran”.
Catatan : Baca dengan baik iklan lowongan kerja tersebut. Sering kali
mereka meminta Harun Ramadhanto menuliskan kode tertentu
di judul atau subject email anda. Terutama jika pada saat yang bersamaan
mereka mempunyai beberapa lowongan pekerjaan.
2.
Dimana Surat Lamaran Ditulis
Apakah surat lamaran ditulis di
badan email atau di file tersendiri. Sesuai ketentuan umum berbagai
perusahaan yang bergerak di bidang recruiting baik perusahaan nasional
maupun multinational. Bahwa surat lamaran (cover letter) dapat langsung
ditulis pada badan email (di dalam email).
3. Bagaimana
dengan Resume
Jangan menulis resume anda di badan email.
Tuliskan dalam file tersendiri dan jadikan sebagai lampiran (attach) email
anda.
4. Jenis File Attach yang Dikirim
Pada umumnya perusahaan akan menuliskan pada iklan lowongan kerjanya, jenis
file yang boleh anda kirim. Walaupun umumnya meminta file MS Word,
terkadang mereka mengijinkan anda untuk mengirimkan file berformat pdf atau
xls atau txt. Jika tidak disebutkan, kirimkan resume anda dalam file MS
Word (.doc).
5. Ukuran/Bobot (Size) Email
Usahakan ukuran email anda termasuk lampirannya (attach) tidak melebihi 300
kb. Ukuran email ini terutama dipengaruhi oleh ukuran file yang di-attach
(dilampirkan). Karena itu periksa besar file yang anda lampirkan. Jika anda
diminta menyertakan foto, jangan masukkan file foto yang size-nya (bobot
filenya) terlalu besar. Perkecil size-nya (bobot filenya) dengan
menggunakan berbagai jenis program photo editor.
6.
Dijadikan Satu dalam Bentuk ZIP
Bentuk file zip adalah
bentuk file yang dimampatkan (dipadatkan) dan saat ini sudah umum
dilakukan. Bahkan banyak perusahaan yang meminta agar file-file yang
dilampirkan (di attach) dijadikan satu dalam sebuah file zip. Sehingga
selain size-nya (ukuran file) menjadi lebih kecil/ringan, juga jumlah file
yang dikirim (di attach) menjadi hanya satu file. Ini memudahkan pihak
perusahaan dalam mendokumentasikan dan menyortir file-file dari pelamar.
7. File Attach yang Terlalu Besar Akan
Diabaikan
Dapat anda bayangkan sendiri, bila anda menerima
kiriman file di email yang size-nya besar, misalkan sampai lebih dari 1 MB.
Tentunya anda malas untuk membukanya (men-download-nya). Demikian juga
dengan perusahaan yang menerima email lamaran kerja anda. Bila file
attach-nya terlalu besar, otomatis perusahaan tersebut akan malas untuk
membuka/mendowload file kiriman anda. Dengan kata lain anda telah gagal
hanya di masalah pengiriman email saja. Jadi ikutilah tips nomor 5 di
atas.
8. Lakukan Uji Coba Pengiriman Email
Untuk surat lamaran yang dikirim lewat email, selain melakukan proof
read, anda juga perlu melakukan uji coba pengiriman. Lakukan ini dengan
mengirimkan email lamaran anda, lengkap dengan attachment-nya ke alamat
email anda yang lainnya. Tentunya jangan kirimkan email percobaan tersebut
ke email perusahaan yang anda tuju.
Dengan melakukan uji coba
terlebih dulu, maka anda dapat melihat sendiri hasil pengiriman email anda
tersebut. Untuk kemudian dilakukan perbaikan-perbaikan bila diperlukan.
Uji coba pengiriman email ini SANGAT DIPERLUKAN. Karena sering kali
format email yang anda kirim berubah setelah sampai di alamat email lain.
Misalkan mengirimkan email dari Yahoo ke Gmail, atau sebaliknya.
